電子帳簿保存法におすすめスキャナ特集 | 2024年版

電子帳簿保存法は、電帳法とも呼ばれており、企業が税金に関係する紙の書類・帳簿を電子データで保存することを認める法律です。具体的には契約書や納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書などが該当します。
2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法では、税務署への事前申請・承認が不要になり、保存要件が大幅に緩和されました。
そのため、これまで以上に帳簿書類を電子化しやすくなっており、企業は文書管理の効率化やコスト削減を図ることができます。

スキャナなどを使って書類を電子化するメリットは以下のとおりです。

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  手作業で紙の書類を探すのは非常に多くの時間がかかるので、書類を予め電子化しておけば、書類を手作業で探す手間が省くことができ、生産性の向上・業務効率化に繋げることができます。

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  紙の書類で保存している場合、会社に出社していないと仕事をすることができません。書類を電子化する仕組みやルールを整えておけば、テレワークで対応することができます。

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  紙ベースで書類を保管していると紙やプリンターのインク、保管場所の問題もあり、意外とコストがかかってしまいます。さらに、書類を電子化して郵送などを減らすことで、郵送代などのコストを削減することにもつながります。

スキャナなどを使って書類を電子化するデメリットは以下のとおりです。

情報漏洩や書類の改ざんが起こらないように社内でしっかりとした対策をする必要があります。

既存の書類を全て電子化するには多くの時間がかかってしまいます。スキャン速度の早いスキャナーなどを検討する必要があります。

電子帳簿保存法では、国税関係書類を読み取るに当たっての要件として200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上及び書類の大きさに関する情報を保存することが規定されています。
また、書類はA3サイズなど大きい場合もあるので、A3サイズ対応のスキャナがおすすめです。

電子帳簿保存法に対応するおすすめのスキャナーを紹介いたします。様々な形状、特長があるので用途に合わせて選びましょう。

書類を広げた状態で上からスキャンしてデータ化できるスタンドスキャナです。大きめの書籍などを切り取ったりせず、一回でスキャンしてデータ化することができます。

書類を広げた状態で下からスキャンしてデータ化できるフラットヘッドスキャナです。専用ソフトがついており、フォーマットも解像度も細かく設定できるのでおすすめです。また、本のように分厚い大きめの書籍もスムーズにスキャンしてデータ化することができます。

領収書やレシートなど小さいサイズの書類のスキャンに便利です。使いたいときに取り出してすぐに使えます。